जाँचे जाने वाले प्रश्न से शुरू करें
केवल अंतिम अनुच्छेद भेजकर पुष्टि या खंडन न माँगें। संक्षेप में बताएँ कौन-सा निष्कर्ष मिला, किस प्रश्न पर संदेह और सामग्री में कहाँ है। जैसे निष्कर्ष नंबर, शोध वाले भाग का पृष्ठ और वह परिशिष्ट दें जिससे आपके अनुसार निष्कर्ष मेल नहीं खाता। इससे दस्तावेज़ की जाँच और घटना के अनुमान अलग होते हैं।
बताएँ विश्लेषण क्यों चाहिए: निष्कर्ष समझना, प्रश्न तैयार करना या लिखित समीक्षा लेना। इनके काम के दायरे अलग हैं। पहले से सेवा का सटीक नाम जरूरी नहीं; अपेक्षित परिणाम और उपलब्ध समूह बताना पर्याप्त है।
निष्कर्ष परिशिष्ट सहित सुरक्षित रखें
पूरे दस्तावेज़ की पठनीय प्रति दें: शीर्षक जानकारी, प्रश्न, प्राप्त सामग्री की सूची, अध्ययन विवरण और निष्कर्ष। पृष्ठ क्रमांक और परिशिष्ट क्रम रखें। पाठ में फोटो-तालिका, योजना, अवलोकन तालिका या दूसरे दस्तावेज़ का संदर्भ हो तो वह जाँच के लिए उपलब्ध या सूची में अनुपस्थित चिह्नित हो।
- आपके पास के परिशिष्ट अलग गिनाएँ।
- रंगीन चित्र या कुछ पृष्ठ बिना प्रति मिली हो तो बताएँ।
- मूल फ़ाइल की जगह पुनर्कथन, उद्धरण या चुने हिस्सों के स्क्रीनशॉट न दें।
वस्तुओं के नंबर दस्तावेज़ों से जोड़ें
सूची, मुख्य पाठ, चित्र कैप्शन और निष्कर्षों में वस्तुओं की पहचान समान है या नहीं जाँचें। पहचानें स्पष्ट करने वाले उपलब्ध दस्तावेज़ भेजें। प्रारंभिक विश्लेषण में अंतर बताना पर्याप्त है; प्रति में स्वयं वस्तुओं के नाम न बदलें। कई संस्करण हों तो हर एक अलग रखें और प्राप्ति का ज्ञात क्रम बताएँ।
दस्तावेज़ी विश्लेषण में मूल विशेषज्ञ को दी सामग्री और बाद में आई जानकारी अलग रखना जरूरी है। इससे निष्कर्ष उसकी तैयारी की वास्तविक परिस्थितियों में आँका जाता है।
मामले के दस्तावेज़ और अपनी व्याख्या अलग रखें
नियुक्ति का आदेश या निर्णय, स्पष्ट किए प्रश्न, प्रोटोकॉल और अन्य उपलब्ध दस्तावेज़ अलग फ़ाइलों में दें। अपना घटनाक्रम और टिप्पणियाँ आवेदक के स्पष्टीकरण बताकर चिह्नित करें। इससे पुनर्कथन मूल स्रोत की विषयवस्तु नहीं माना जाता और हर कथन विशिष्ट दस्तावेज़ से जाँचा जाता है।
| सामग्री | सूची में क्या लिखें |
|---|---|
| निष्कर्ष | नंबर, तारीख, पृष्ठों और परिशिष्टों की संख्या |
| फोटो-तालिका | किस निष्कर्ष की है और क्रमांक सुरक्षित हैं या नहीं |
| आवेदक की टिप्पणियाँ | जाँचे निष्कर्ष का नंबर और पृष्ठ का संदर्भ |
सुविधाजनक इलेक्ट्रॉनिक प्रति तैयार करें
छोटे कैप्शन की पठनीयता और पृष्ठों की पूर्णता जाँचें। मूल PDF हो तो रखें; खोज के लिए पहचाना पाठ अतिरिक्त जोड़ सकते हैं। कंट्रास्ट बढ़ाने, घटक बनाने या चित्र बदलने के बाद की फ़ाइल से मूल प्रति न बदलें। उचित जरूरत से जानकारी छिपाई हो तो छिपे अंश की मौजूदगी बताएँ: यह विश्लेषण की संभावना प्रभावित कर सकती है।
फ़ाइल के नाम में दस्तावेज़ का प्रकार, तारीख और नंबर देना सुविधाजनक है। छोटी सूची बनाएँ और अनुपस्थित परिशिष्ट अलग गिनाएँ। विभाजक बिना अलग निष्कर्ष एक फ़ाइल में न जोड़ें।
जानकारी दें, खतरनाक वस्तुएँ नहीं
साइट फ़ॉर्म से विवरण, दस्तावेज़ और मौजूदा चित्र भेजे जाते हैं। साइट के संपर्कों पर हथियार, कारतूस, अन्य खतरनाक वस्तुएँ या उनके टुकड़े न भेजें। नई सामग्री के लिए वस्तु पर स्वयं काम न करें। भौतिक वस्तु तक पहुँच चाहिए तो उपयुक्त परिस्थितियों में अधिकृत संबंधित विशेषज्ञ कार्य का क्रम तय करते हैं।
फ़ाइलें देने से पहले उन्हें प्रदान करने का कानूनी आधार और व्यक्तिगत डेटा का दायरा जाँचें। पहली चर्चा में आम तौर पर बिना चुनी पत्राचार की बड़ी फ़ाइल से काम के विषय का पूरा दस्तावेज़ अधिक उपयोगी है।
प्रारंभिक विश्लेषण के बाद क्या मिलेगा
पहले तय होता है कि प्रश्न के लिए समूह पर्याप्त है और कौन-सा विशेष ज्ञान चाहिए। फिर समीक्षा का विषय, जाँचे निष्कर्ष और परिणाम का प्रारूप सहमत हो सकते हैं। गायब दस्तावेज़ अनुमान से नहीं भरे जाते। महत्वपूर्ण आधार उपलब्ध न हो तो सीमा काम से पहले बताई या परिणाम में लिखी जाए।
दस्तावेज़ी विश्लेषण हथियार या गोली चलने के निशानों का नया अध्ययन नहीं। उसका व्यावहारिक लक्ष्य टिप्पणियाँ जाँच-योग्य बनाना है: कौन-सा निष्कर्ष, किस सामग्री पर आधारित और ठीक क्या स्पष्टीकरण चाहिए।
कई टिप्पणियाँ हों तो निष्कर्षों के क्रम में रखें। पहले दस्तावेज़ का संदर्भ, फिर अपनी व्याख्या दें। स्वतंत्र प्रश्न एक पंक्ति में न मिलाएँ: अलग प्रविष्टि हर तर्क जाँचने और उसके परिशिष्ट न खोने में मदद करती है।